Politique sur la protection des renseignements personnels

À l’hôpital vétérinaire Embrun, nous nous sommes engagés à donner un service exceptionnel à nos clients. Cependant, pour être en mesure d’offrir ce service, nous devons recueillir, utiliser et divulguer certains renseignements personnels à propos de nos clients. Soyez toutefois assuré que la protection de ces renseignements est d’une extrême importance pour nous.

Bien que nous ayons toujours respecté la vie privée de nos clients et pris les mesures nécessaires pour protéger leurs renseignements personnels, suite à l’adoption de la Loi sur l’accès et la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) d’Ontario, nous avons raffermi notre engagement à le faire. La LPRPS établit les règles de base quant aux façons dont les entreprises et les organismes sans but lucratif d’Ontario peuvent recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels.

Par conséquent, nous allons dorénavant informer nos clients des raisons pour lesquelles nous recueillons, utilisons et divulguons leurs renseignements personnels, et de quelle façon nous le faisons. Lorsque c’est nécessaire, nous obtiendrons leur consentement et nous ne traiterons leurs renseignements personnels que d’une manière qu’une personne sensée jugerait appropriée dans les circonstances.

Conformément à la LPRPS, cette Politique sur la protection des renseignements personnels énonce les principes et les pratiques que nous adopterons pour protéger les renseignements personnels de nos clients. Notre engagement en faveur de la protection des renseignements personnels comprend de s’assurer que les renseignements personnels de nos clients sont exacts, confidentiels et en sécurité, et de permettre à nos clients de demander d’y accéder et d’y apporter des modifichations.

Définitions

Renseignements personnels – renseignements à propos d’une personne identifiable (p.ex. nom, adresse, numéro de téléphone). Les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées (définies ci-dessous).

Coordonnées – renseignements qui permettent de joindre une personne dans un établissement commercial et qui comprennent le nom, le poste ou le titre, le numéro de téléphone, l’adresse, le courriel et le numéro de télécopieur professionnels. Les coordonnées ne sont pas visées par cette politique ou la LPRPS.

Responsable de la protection de la vie privée – personne chargée de veiller à ce que l’hôpital vétérinaire Embrun respecte cette politique et la LPRPS.

1. Collecte de renseignements personnels

1.1 À moins que le but de la collecte de renseignements personnels ne soit évident et que le client ne fournisse volontairement ses renseignements personnels à cet effet, nous allons préciser, oralement ou par écrit, à quelles fins ces renseignements personnels sont destinés avant ou lors de la collecte.

1.2 Nous n’allons recueillir que les renseignements personnels du client nécessaires à ces fins :

• Pour vérifier son identité
• Pour déterminer ses préférences
• Pour gérer ses comptes
• Pour offrir des produits vétérinaires
• Pour offrir des services vétérinaires
• Pour envoyer des rappels à propos des services
• Pour respecter les exigences réglementaires de notre association des médecins vétérinaires
• Pour garantir des normes élevées de service à nos clients

2. Consentement

2.1 Nous allons obtenir le consentement du client pour recueillir, utiliser ou divulguer ses renseignements personnels (sauf, tel que mentionné précédemment, lorsque nous sommes autorisés à procéder sans consentement).

2.2 Le consentement peut être donné (oralement, par écrit, électroniquement ou par l’entremise d’un représentant dûment autorisé) ou il peut être implicite lorsque le but de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels est jugé évident et que le client fournit volontairement ses renseignements personnels à cet effet.

2.3 Le consentement peut aussi être implicite lorsqu’un client est avisé et qu’il a une possibilité raisonnable de refuser que ses renseignements personnels soient utilisés à des fins d’envoi et qu’il n’exerce pas l’option de refus.

2.4 Sous réserve de certaines exceptions (p.ex. les renseignements personnels sont nécessaires pour fournir le service ou le produit, ou le retrait du consentement contrecarrerait l’exécution d’une obligation légale), le client peut refuser ou retirer son consentement à ce que l’hôpital vétérinaire Embrun utilise ses renseignements personnels de certaines façons. La décision d’un client de refuser ou de retirer son consentement à certains usages de ses renseignements personnels peut limiter notre capacité à fournir un service ou un produit particulier. Si c’est le cas, nous exposerons la situation afin d’aider le client à prendre une décision éclairée.

2.5 Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans la connaissance ou le consentement du client dans ces circonstances :

• Lorsque l’utilisation des renseignements personnels est permise ou exigée par la loi
• Lorsque les renseignements personnels sont disponibles auprès d’une source d’information publique (p.ex. annuaire téléphonique)
• Lorsque nous avons besoin d’un avis juridique d’un avochat ou d’un organisme de réglementation
• Pour recouvrer une dette
• Pour nous protéger de la fraude

3. Utilisation et divulgation des renseignements personnels

3.1 Nous n’allons utiliser ou divulguer les renseignements personnels d’un client que lorsque c’est nécessaire pour les fins identifiées lors de la collecte et pour d’autres raisonnablement liées à celles-ci, par exemple :

• Pour effectuer un sondage auprès de la clientèle afin d’améliorer la prestation de nos services
• Pour communiquer avec nos clients à propos de produits ou de services qui pourraient être utiles à leurs animaux
• Pour communiquer avec nos clients si une urgence concernant leur animal survenait

3.2 Nous n’utiliserons pas ou ne divulguerons pas les renseignements personnels des clients pour toutes autres fins sans leur consentement exprès.

3.3 Nous ne vendrons pas de listes de clients ou des renseignements personnels à des tiers.

4. Conservation des renseignements personnels

4.1 Si nous utilisons les renseignements personnels d’un client pour prendre une décision qui le concerne directement, nous conserverons ses renseignements personnels pour une période d’au moins un an afin qu’il ait un délai raisonnable pour demander à les consulter.

4.2 Sous réserve de la clause 4.1, nous conserverons les renseignements personnels des clients aussi longtemps que nécessaire pour les fins identifiées ou s’ils sont requis à des fins juridiques ou professionnelles.

5. Garantie de l’exactitude des renseignements personnels

5.1 Nous ferons des efforts raisonnables pour garantir que les renseignements personnels du client sont exacts et complets lorsqu’ils peuvent être utilisés pour prendre une décision le concernant ou divulgués à un autre organisme.

5.2 Le client peut demander que des corrections soient apportées à ses renseignements personnels afin qu’ils soient exacts et complets. Une demande de correction des renseignements personnels doit être faite par écrit et donner suffisamment de détails pour permettre d’identifier les renseignements concernés et les modifichations demandées.

5.3 Si les renseignements personnels s’avèrent inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifichations requises et ferons parvenir les renseignements corrigés à tout organisme à qui nous les avons transmis au cours de l’année précédente. Si la correction n’est pas apportée, nous consignerons la demande de modifichation du client dans son dossier.

6. Protection des renseignements personnels

6.1 Nous nous sommes engagés à assurer la sécurité des renseignements personnels des clients afin de les protéger d’un accès, d’une collecte, d’une utilisation, d’une divulgation, d’une copie, d’une modifichation ou d’une destruction non autorisée ou de tout risque semblable.

6.2 Ces mesures de sécurité seront prises pour garantir que les renseignements personnels des clients sont bien protégés:

• Les dossiers des clients et des patients sont conservés en lieu sûr
• Les dossiers électroniques des clients sont protégés par des mots de passe et les coupe-feu font l’objet d’une surveillance quotidienne

6.3 Nous prendrons des mesures de sécurité appropriées pour détruire les renseignements personnels de clients, p.ex. les documents imprimés seront déchiquetés et les donnés électroniques supprimées.

6.4 Nos politiques de sécurité et nos contrôles feront l’objet d’un examen continu et seront mis à jour au fur et à mesure que la technologie évolue afin de s’assurer que les renseignements personnels demeurent protégés.

7. Autorisation d’accès des clients à leurs renseignements personnels

7.1 Sous réserve d’exceptions limitées (p.ex. le privilège du secret professionnel de l’avochat ou des questions de santé et sécurité), le client a le droit d’accéder à ses renseignements personnels

7.2 Une demande d’accès aux renseignements personnels doit être faite par écrit et donner suffisamment de détails pour permettre d’identifier les renseignements concernés.

7.3 Sur demande, nous allons également dire au client comment nous utilisons ses renseignements personnels et à qui ils ont été transmis, s’il y a lieu.

7.4 Nous mettrons les renseignements demandés à la disposition du client dans les 30 jours ouvrables suivant la demande, ou nous enverrons un avis écrit si un délai additionnel est nécessaire pour répondre à la demande.

7.5 Des frais minimums pourraient être facturés pour donner accès aux renseignements personnels. Si des frais devaient s’appliquer, nous informerons le client du montant et lui demanderons si nous devons traiter la demande ou non.

7.6 Si une demande est refusée, en totalité ou en partie, nous aviserons le client par écrit en précisant les raisons du refus et les recours dont il dispose.

8. Questions et plaintes : Rôle du responsable de la protection de la vie privée ou de la personne désignée

8.1 Le responsable de la protection de la vie privée ou le gestionnaire de la patientèle est responsable de veiller à ce que l’hôpital vétérinaire Embrun respecte cette politique et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

8.2 Les clients doivent transmettre toute plainte, préoccupation ou question concernant la conformité de l’hôpital vétérinaire Embrun par écrit au responsable de la protection de la vie privée. Si le responsable de la protection de la vie privée n’est pas en mesure de résoudre le problème, le client peut aussi écrire à la Commissaire à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée pour l’Ontario.

Coordonnées du responsable de la protection de la vie privée ou du gestionnaire de la patientèle de l’hôpital vétérinaire Embrun :

651 Notre Dame St
Embrun, ON
K0A 1W1